X
تبلیغات
جامعه ی ارتباط گر (maadifar.blogfa.com) - گزارش نویسی (شیوه نگارش فارسی در روابط عمومی)
 

گزارش نويسي

 

 در خصوص اصطلاح گزارش، تعاريف زيادي ارائه شده است كه در این جا به تعدادي از آن ها اشاره مي شود:

 

  ۱- گزارش انتقال پاره اي از اطلاعات است، به كسي كه از آن بي اطلاع است و يا آگاهي كافي ندارد.

  ۲- گزارش يك وسيله ارتباطي است بين كسي كه اطلاعات دارد و كسي كه به آن اطلاعات نيازمند مي باشد و مي خواهد از آن استفاده نمايد. با اين تفاسير، مقصود اصلي از تنظيم گزارش، تحت تأثير قراردادن گيرنده يا گيرندگان و بهره گرفتن از نتيجه آن مي باشد، حال نتيجه بدست آمده، خواه به سود گزارشگر باشد و يا به نفع گيرنده.

 

 در وهله اول گزارش به دو نوع تقسيم مي شود:  الف ) گزارش شفاهي    ب   ) گزارش كتبي

      

   گزارش شفاهی به آساني ارائه مي شود اما گزارش كتبي كار ساده اي نيست و به قابليت ويژه اي نياز دارد كه در هركسي پيدا نمي شود و مستلزم اطلاعات مقدماتي مي باشد.

   به عبارت ديگر هرگاه نتيجه كار يا بررسي به صورت نوشته در اختيار مخاطب قرارگيرد، گزارش را كتبي گويند و چنانچه مفاد گزارش با ايراد سخنراني، اطلاعات در دسترس افراد قرار گيرد، آنرا گزارش را گزارش شفاهي گويند.

 

براي تهيه  گزارش رعايت 4 مورد لازم است كه عبارت اند از :

 

۱- انتخاب موضوع

۲- گردآوري اطلاعات

۳- طرح ريزي مناسب

۴- عرضه كردن اطلاعات جهت يادآوري

 

- انتخاب موضوع:

 

  اولين گام در تهيه گزارش که با توجه به رشته و هــدف متفاوت است، انتخاب موضوع می باشد كه بايد با دقت انتخاب صورت پذيرد تا پس از صرف وقت، هزينه و انجام كار، فعاليت نیمه و ناقص رها نشود. ضمناً بايد به علاقه فرد نويسنده توجه نمود. زيرا اگر با اكره و اجبار همراه باشد، نتيجه حاصل نخواهد شد.

 

- گردآوري اطلاعات:

 

  گزارشگر براي تهيه گزارش نيازمند اطلاعات مي باشد كه بايد به گردآوري آن بپردازد. براين اساس، مهمترين راه هاي گردآوري اطلاعات عبارت انداز :

الف- تحقيق مشاهده اي     ب- تحقيق عمومي        ج- تحقيق كتابخانه اي يا پژوهش از راه مطالعه

 

  * تحقيق مشاهده اي : هم چنان كه از نام آن پيداست، تمام مشاهدات بايد بطور دقيق توسط پژوهشگر يا گزارشگر ثبت شود و نكته قابل ذكر اينكه مشاهدات بايد به صورت گروهي انجام شود تا نتايج حاصله قابل مقايسه باشد.

 

  * تحقيق عمومي : هم چنان كه گفته شد از دو طريق مصاحبه و پرسشنامه اطلاعات حاصل خواهد شد.


 در روش مصاحبه نكات مورد توجه عبارت اند از :

 

۱- وقت ملاقات و مصاحبه بايد از قبل هماهنگ شود.

۲- علت مصاحبه به مصاحبه شونده گفته شود.

۳- آدرس و شماره تلفن به مصاحبه شونده داده شود تا درصورت لغو يا تغيير ساعت تماس بگيرد.

۴- در ساعت مقرر براي مصاحبه حاضر شويم.

۵- سئوالات مشخص شود و در يك برگه مخصوص به صورت مكتوب نوشته شوند.

۶- از نظر زماني رعايت حال مصاحبه شونده را مد نظر قرار دهیم.

۷- مطالب ارائه شده توسط مصاحبه شونده را درست يادداشت نمائيم.

۸- در پايانمصاحبه از مصاحبه شونده تشكر شود و قول دهيم يك نسخه از مصاحبه را براي او ارسال می نمائيم.

۹- نام مصاحبه شونده، سمت و تاريخ مصاحبه را يادداشت نمائيم.

 

نكات موردتوجه در پرسشنامه عبارت انداز :

 

۱- جاي كافي براي پاسخ در نظر گرفته شود.

۲- سعي شود پرسشنامه كوتاه ومختصر باشد.

۳- سئوالات پرسشنامه از آسان شروع شود و به تدريج به سئوالات دشوار برسد.

۴- پرسش ها واضح و روشن باشند.

۵- پرسش ها با يك روش منطقي به هم ربط داده شود.

 

* تحقيق كتابخانه اي يا پژوهش از راه مطالعه : در اين روش گزارشگر يا پژوهشگر بررسي هاي خود را از راه مطالعه منابع مأخذ و مراجع گوناگون معتبرانجام مي دهد. مهمترين مراجع و موسسات پژوهشي عبارت انداز:

 

۱- كتابخانه ها اعم از دولتي، خصوصي، ملي و غيره

۲- سازمان هاي پژوهشي مانند مركز آمار ايران

۳- مسئولان وكارشناسان وزاتخانه ها و سازمان هاي مرتبط

۴- دايره المعارف ها، لغت نامه ها و فرهنگ نامه هاي مختلف

۵- اطلس ها

۶- نشريات و بولتن هاي وزارتخانه ها، سازمان ها و شركت ها

۷-آرشيو روزنامه ها و مجلات معتبر

۸- فهرست كتب و مجلات معتبر

۹- اينترنت

 

- طرح ريزي مناسب مطالب

 

  اين مرحله از حساسيت زيادي برخوردار مي باشد و گزارشگر بايد همانند مهندس ساختمان ابتدا وضعيت را كاملاً در نظر بگیرد و سپس به طرح ريزي آنچه در ذهن خود دارد، بپردازد.

 

- عرضه كردن اطلاعات جمع آوري شده

 

  پس از اينكه اطلاعات از شيوه تحقيقي ( مشاهده اي - عمومي - كتابخانه اي ) بدست آمد بايد به تنظيم آن بپردازيم. تنظيم اطلاعات نسبت به بقيه موارد ذكر شده در تهيه گزارش كار آسانتري مي باشد و گزارشگر مي تواند با توجه به اهميت موضوع هر يك از مطالب را در جاي خاص خود قرار دهد. باين تفاسير، نويسنده يك گـزارش قبل از نگارش گـزارش بايد فكر كند كه چه مي خواهد، بنويسد، براي چه كسي مي خواهد بنويسد، چه مقدار وچگونه بايد بنويسد تا اينكه مطالب او مورد قبول واقع شود.

 

+ نوشته شده توسط محمد معادیفر در 89/04/27 و ساعت 11:0 |