در هر نامهی اداری اجزای زیر وجود دارد که نبود هر کدام باعث نقص در نامهی اداری است:
* سرلوحه که در وزارتخانهها و موسسات دولتی شامل آرم جمهوری اسلامی، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان بوده و در قسمت سمت راست بالای نامه درج میشود. بخش دیگر شامل شماره، تاریخ و پیوست میباشد که در قسمت بالا سمت چپ درج میگردد.
* عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه به ترتیب زیر هم به فاصله یک سطر از سرلوحه درج میشود.
گیرنده‌ی نامه با عنوان "به":، فرستنده نامه با عنوان "از": مشخص میشود و موضوع نامه عبارت کوتاهی که بیان کنندهی محتوای نامه است و با عبارت "موضوع نامه": مشخص میشود.این امر باعث سهولت در توزیع و ثبتِ نامه، ارجاع سریعتر و تهیهی دقیقتر آمار میشود.
* متن نامه، مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوعِ نامه نوشته میشود و در حقیقت هدف نامه است. اگر نامه دارای پیشینه باشد یا در پاسخ به نامهای نگارش شود در این قسمت به آن اشاره شده و موضوع آن بیان میشود. بعد از ذکر پیشینه متن نامه و مشروح خواسته و دلایل و توجیهات آن بیان شده و در پایان با بیانی مناسب درخواست اقدام و مانند آن آورده میشود.
* نام و سمتِ امضا کننده و امضا؛ رکن اساسی نامه، امضا آن میباشد که نامه بدون امضا سندیت نداشته و نمیتواند در جریان کار اداری قرار گیرد. مسولیت نهایی نامه با امضا کنندهی نامه است و به این صورت تنظیم میشود: نام و نامخانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی در سطر دوم در سمت چپ نامه.
* گیرندگان رونوشت؛ منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند که به نحوی باید در جریان محتوای نامه قرار گیرند. اینان افراد حقیقی یا حقوقیاند که رونوشت نامه به عنوان آنان صادر میگردد و غیر از گیرنده اصلی نامه میباشند و با عنوان "رونوشت به:” مشخص میشوند.
ادامه دارد ...