نامه اداري و انواع آن
نامه يكي از انواع اسناد اداري است و در ادارات و سازمان ها به عنوان سند رسمي است. هر نامه اي كه از حوزه دبيرخانه عبور كند، نامه رسمي به حساب مي آيد.
ويژگي هاي نامه اداري از دو ديدگاه :
1) از لحاظ محتوايي: داشتن شماره - تاريخ - موضوع- امضاء، گيرنده و فرستنده- عنوان.
فقدان هر يك نامه اداري را از حالت اداري خارج مي كند.
2) از لحاظ ويژگي هاي ظاهري: نوع كاغذ بايد كاغذي باشد كه بتواند در گردش مكاتبات دوام بياورد.
بخش هاي مختلف يك نوشته اداري: 6 بخش دارد.
* سرلوحه : مشخصات مؤسسه و سازمان قيد شده شامل آرم، تاريخ، شماره و پيوست و نام مؤسسه یا سازمان و بسمه تعالي.
* عنوان : اين كه خطاب به كدام سازمان يا شخص نامه را مي نويسيم عناوين بيشتر خطاب به اشخاص نوشته مي شود.
* متن : هر متن 3 بخش دارد : مقدمه، پيام اصلي و نتيجه گيري
* امضاء : سمت چپ و زير متن که3 بخش دارد:(نوشتن نام و مشخصات فردي شخص - درج مشخصات اداري شخص - نشانه تأييد است.)
* رونوشت
* نشاني
نکات قابل توجه در نامه های اداری:
- - در نوشتن نام اشخاص در عنوان نكاتي بايد رعايت شود: 1) از به كار بردن القاب اضافي خودداري شود. 2) عنوان اداري شخص زير نامش حتماً قيد شود و از به كار بردن واژه هاي مديريت مانند رياست و معاونت خودداري شود.
- موضوع: جزء عناوين به كار مي رود.
- - طبق اصل 15 قانون اساسي؛ كليه مكاتبات بايد به صورت فارسي نوشته شود و به جاي سلام عليكم به فارسي بنويسيم سلام.
- - كلماتي كه با تنوين هستند كمتر به كار ببريم. مانند : احتراماً
- - مقدمه : بازگشت و در پاسخ براي نامه هايي كه براي سابقه هستند و از پيرو براي نامه هايي كه در جواب نامه هاي قبلي هستند اضافه كنيم.
- - از عبارات به اطلاع مي رسانيم، به آگاهي مي استفاده نمائیم.
- - مقدمه نبايد زياد بلند باشد، بلکه بايد كوتاه باشد. پيام اصلي بعد از مقدمه است.
- - رونوشت : چنانچه نامه اي لازم باشد ديگران هم اطلاع پيدا كنند براي آن ها هم مي فرستيم.
ادامه دار د ...