سه شرط لازم برای برقراری ارتباط مؤثر عبارت اند از:  

                                    تفاهم، انطباق پذیری و سبک ارتباطی

تفاهم: به معنی ارتباط به ویژه صمیمانه یا همدلانه، توافق و هماهنگی است.

 رسیدن به تفاهم با دیگری می تواند در یک لحظه اتفاق بیفتد یا مدت بیشتری طـول بکشد. ارتباطات در دو سطح کلامی و غیرکلامی رخ می دهد.

 دلایل نرسیدن به تفاهم یا از دست دادن آن:

      اول: ناتوانی در استفاده از ابزارهای موثر کلامی و غیر کلامی

     دوم: ایجاد ارتباط نادرست بر اثر عدم درک روش ارتباطی فرد مقابل.

انطباق پذیری: هنر توجه کردن و سنجش موقعیت و واکنش مناسب با موقعیت‌هاست. یعنی شناخت دقیق کلیدهای کلامی و غیر کلامی (لبخند زدن، لکنت زبان، جویدن ناخن و ...) انطباق پذیری عامل اصلی ایجاد تفاهم است.

 کسانی که قدرت انطباق پذیری بالایی دارند می توانند به سرعت موقعیت را سنجیده و واکنش مناسب داشته باشند تا تفاهم را ماندگار کند.

چند مثال برای انطباق پذیری:

1. بازگشت به خانه از محل کار (وجود انطباق پذیری)

  زوجی شاغل با فاصله نیم ساعت از یکدیگر به خانه می رسند. شوهر زودتر آمده است. زن ارتقای شغلی گرفته و شادمان می خواهد این خبر را به شوهرش برساند. اما وقتی در را باز می کند با قیافه اخمو و کسل مرد روبرو می شود. او بلافاصله می‌فهمد که شوهرش حتما از چیزی دلگیر است پس موقعیت را برای گفتن چنین خبری مناسب نمی بیند و بعد از سلام اوضاع او را جویا می شود.

2. خوردن شام در رستوران(نبود انطباق پذیری)

 دو دوست که برای خوردن شام به رستوران رفته اند در حال بحث در مورد موضوعی جدی هستند که پیشخدمت از راه می رسد و بدون توجه به موقعیت منفی موجود با شوخ طبعی و شادمانی تمام می پرسد: «سلام، در خدمتم چی میل دارید؟» اما آنها به او بی توجهی کرده و پاسخش را به سردی می دهند.

سبک ارتباطی: شناخت سبک‌های ارتباطی، سومین شرط ایجاد یک رابطه سالم و پایدار است. در بیشتر مواقع دلیل شکل نگرفتن ارتباط بین دو طرف، عدم شناخت سبک های ارتباطی یکدیگر است.

  چهار سبک ارتباطی رایج عبارت اند از: دیداری،  شنیداری،  لمسی،  دیجیتالی