چگونه یک صورت جلسه خوب بنويسيم؟
مقدمه
بي شك براي شما هم پيش آمده است كه مسوول تدوين صورت جلسه كامل و دقيقي براي يك جلسه شده باشيد. معمولا هنگام تدوين اولين صورت جلسه امكان توجه به تمام زواياي تنظيم يك صورت جلسه مناسب سخت است، چرا كه صورت جلسه مورد نظر بايد علاوه بر اينكه اهداف و نيازهاي جلسه را برآورده مي نمايد بتواند به عنوان مرجع مناسبي در آينده نيز مورد استناد قرار گيرد.
پنج گام موثر در نوشتن يك صورت جلسه خوب:
گام اول: استفاده از يك الگوي مناسب
اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد. شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.
گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه
زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبير جلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولاً اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد.
بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.
گام سوم: جمله آغاز كننده
معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد: (اين جلسه با حضور اعضاي ذیل برگزار گرديد.)
يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اســـامي حاضرين در جلسه مي باشد كه نام آن ها معمولاً در ذيل صورت جلسه ثبــــت مي گردد. جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده نماييد. ليكن به آنها محدود نشويد.
- هدف اين جلسه عبارت است از ...
- پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج زيرحاصل گرديد:
- در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ....... توضيحات لازم را ارايه نمودند.
گام چهارم: ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه
نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات و يا جزئيات اين نكات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
- خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
- عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
- شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسوول اجراي هر مصوبه.
ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5W-H به شرح ذيل باشد.
- شرح موضوع مصوبات (what)؛
- نام محل اجراي مصوبه (where)؛
- نام فرد مسوول (who)؛
- زمان دقيق اجراي مصوبات (when)؛
- دلايل اجراي مصوبه (why)؛
- چگونگي انجام مصوبه (how
يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسوول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتماً در كنار مصوبه قيد گردد.
گام پنجم: ثبت اطلاعات تكميلي
ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميل بودن صورت جلسه، گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمينان از تكميل تمامي قسمت هاي يك صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثير نموده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال نماييد.
يادآوري: توصيه مي گردد صورت جلسه را به صورت الكترونيكي تدوين نموده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل نماييد.