فرآيند چهار مرحله‌اي روابط عمومي

   از آنجا كه روابط عمومي بخشي از مديريت در یک سازمان بوده و هدفش؛ ايجاد محيطی بر اساس تفاهم و اعتماد متقابل در درون و برون سازمان می باشد، با اين اوصاف مي‌توان روابط عمومي را بخشي از فرآيند حل مشكلات سازمان دانست. به طور كلي روابط عمومي ها چهار مرحله را براي رفع مشكلات و معضلات سازمان مورد توجه, دقت و عمل قرار مي‌دهند.

1ـ شناخت مسأله (مشكل)

   روابط عمومي بايد محيط فعاليت و مخاطبان خود را به درستي بشناسد و با آگاهي از نظرات, نگرش‌ها و رفتار افرادي كه با سازمان سر و كار دارند و تحت تأثير فعاليت‌هاي سازمان قرار گرفته‌اند به بررسي مشكل بپردازد و سپس با استفاده از فنون مختلف به اين سوال كه «اكنون در سازمان چه روي مي‌دهد؟» پاسخ لازم داده شود.

2ـ برنامه‌ريزی

  روابط عمومي در اين مرحله بايد تمام استعداد و توان خود را براي برنامه‌ها و سياست‌هاي سازمان به كار گیرد تا در تصميم‌گيري های نهايي در خصوص برنامــه‌هــاي گروهـي, اهــداف, روش‌هـا و   خط مشي‌هاي مورد قبول كليه افراد تاثيرگذار باشد. در واقع اين مرحله به سوال «چه بايد كرد و چرا؟» پاسخ مي‌دهد. بديهي است كه طـرح‌ريزي بـــرنامه روابط عمومي بر اساس اهداف مبهم و نامناسب باعث اتلاف "وقت و بودجه" سازمان خواهد شد به همين دليل, تحقيق مقدماتي در اين زمينه همواره موردنياز است. مصاحبه با مديران, كاركنان، مخاطبان و همچنين نظرسنجي از آنها و مطالعه اوضاع اجتماعي, سياسي و ... جامعه‌اي كه موسسه در آن فعاليت مي‌كند مي‌تواند روابط عمومي را در برنامه‌ريزي‌هاي سازمان كمك مي‌كند.

3ـ اجرای برنامه‌ها

   در اين مرحله طرح‌ها و برنامه‌ها اجرا مي‌شوند, هدف اين برنامه‌ها رسيدن به اهداف ويژه سازمان است. با توجه به هر بخشي از مخاطبان و تقسيم‌بندي مسائل و مشكلات, پرسشي كه بايد در اين مرحله به آن پاسخ داده شود اين است كه «چگونه طرح‌ها يا برنامه‌ها را بايد اجرا كرد؟»

4ـ ارزيابی

    در اين مرحله نتايج و تاثيرات برنامه‌ها مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند و پس از پاسخ به اين سوال كه «سازمان چه خط سيري را طي كرده است؟» درباره ي اين كه آيا برنامه‌ها ادامه پيدا كند يا متوقف شود تصميم‌گيري مي‌شود. اين مرحله معمولاً از سوي روابط عمومي‌ها كمتر مورد توجه قرار مي‌گيرد.

وظايف اصلی روابط عمومي

1ـ شناخت سازمان

   يكي از وظايف خطير روابط عمومي در هر سازمان شناخت دقيق تشكيلات سازمان, عملكرد و اهداف آن و نيز آشنايي با نقاط قوت و ضعف آن است. تنها با شناختي دقيق و علمي مي‌توان تصويري روشن و زيبا از سازمان در ذهن مخاطبان درون و برون سازمان ايجاد كرد.

2ـ شناخت محیط

   براي شناخت محيط بايد به شناخت افكار عمومي كه يكي ديگر از اهداف روابط عمومي ها مي باشد، پرداخت تا بر اين اساس مرزهاي بين سازمان و مردم را  برداشت.

3ـ شناساندن (معرفی) سازمان

    پس از خودشناسي و شناسايي محيط, مهمترين وظيفه روابط عمومي معرفي سازمان است. قاعدتاً هر سازمان و موسسه‌اي يك فلسفه وجودي دارد كه روابط عمومي در راستاي تحقق اهداف سازمان, آن را به جامعه يا مخاطبان موردنظر معرفي كند. در زمينه معرفي و تبليغ سازمان ضمن رعايت اصل صداقت و احترام به مخاطب بايد با توجه به اهداف سازمان از شيوه‌ها و تكنيك‌هاي مختلف ارتباطي به نحو شايسته‌اي استفاده كرد.

ارکان روابط عمومی

 به طور کلی روابط عمومی بر چهار رکن اصلی استوار مي باشند.

 1- تحقیق

2- برنامه ریزی

3- برقراری ارتباط دوسویه بین منبع و مخاطب و بالعکس

4- گفتگو برای ایجاد تفاهم و هم فهمی

اهداف روابط عمومی

به طور کلی دو نوع هدف برای روابط عمومی می توان ذکر کرد:

اهداف اطلاعاتی : اهــــداف اطلاعاتی به صورت قانوني و توسط روابط عمومی ها مورد استفاده قرار می گیرند، اما سنجش "آگاهی ایجاد شده" بسیار مشکل است.

اهداف انگیزشی: اهداف انگیزشی از اهداف اطلاعاتي در روابط عمومي پیچیده تر، نهايي تر و ابهام آمیزتر هستند. زيرا شرکت ها موسسات،ادارات و سازمان ها خواهان تغییر نگرش ها، عقاید و اصلاح رفتار مخاطبان خود مي باشند.