تقسيم بندي وظايف و فعاليت‌هاي روابط عمومي

   به طور كلي وظايف و فعاليت‌هاي روابط عمومي به دو دسته وظايف درون سازماني و وظايف برون سازماني تقسيم بندي مي شوند، هر چند فعاليت‌ها و وظايف داخلي و خارجي روابط عمومي با يكديگر تفكيك شده هستند ولي در عين حال به يكديگر مربوط می باشند.

  توجه به اين نكته حاِِئز اهميت است كه هر چقدر تعداد افراد شاغل در یک سازمان بيشتر باشد، به همان نسبت روابط عمومي بايد گسترده‌تر باشد، به طـوري كه با تكيه بر علومي چون روان شناسي, مديريت, روابط انساني و مردم شناسي بايد فضاي سازمان را به صورت كاملاً مساعد و مناسب درآورد كه بر اساس آن كاركنان، مجموعه سازمان و محيط كار خود را «خانه دوم» خود تلقي كنند.

وظايف درون سازمانی روابط عمومي

   1. انتشار نشريه داخلي: روابط عمومي مي تواند با انتشار نشريه داخـلي بسياري از اهداف درون سازماني خود را تامين كند. به  عنوان مثال اطـلاع رساني در مورد عملكرد سازمان، معرفي سازمان به همكاران، پاسخ به سوالات كاركنان، معرفي كـاركنان نـمونه، تـقويت انسجام و ارتباطات درون سازماني، ارتقاء آگاهي كاركنان و حتي آموزش آنان. بنابراين انتشار نشريه داخلي به صورت هفتگي، دو هـفته نـامه و دست كم ماهنامه براي روابط عمومي يك ضرورت است.

   بايد توجه داشت كه نشـريه براي كاركنان منتشر مي شود و نه مديريت پس عناوين و مطالب آن بايستي بر اساس نيازهاي اطلاعاتي كاركنان تهيه شود .

2. سازماندهی نظام دريافت پيشنهادها: دستـرسي بـه پيـشنهادهاي كـاركنـان كه در واقع نبوهي از ايده ها و نظرات است مي تواند سازمان را از پشتوانه قوي فكري بهره مند سـازد. از آثـار چنين عملي، تقويت حس مشاركت و احترام به كارمند مي باشد. به طور كلي بايد از كليه پيشنهادهاي كاركنان استقبال كرد و به پيشنهادهاي غيرقابل قبول ضمن تقدير و تشكر پاسخ منطقي داد و به پـيشنهادهاي قـابل قبول بر اساس درجه اهميت، پاداش در نظر گرفت.

3. راهنمايی ارباب رجوع: ارائه اطلاعات اوليه به ارباب رجوع و راهنمائي آنان براي دسترسي آسان و سريـــع به اطلاعات، بخش ها و يـا افـراد موردنـظر يكـي از وظايف روابط عمومي است كه داراي ماهيت دوگانه مي باشد ولي چون در داخل سازمان صورت مي گـيرد و در برخي از موارد شامل كاركنان نيز مي شود، جزء وظايف درون سازماني بوده که بهتر اسـت افرادي كـه در اين قسمت كار مي كــنــند داراي ویژگی هایی چون" حسن رفتار، آشنا به وظايف و تشكيلات سازمان، صبـور، خوش برخورد و آشنا به آداب ارتباط با مردم " باشند.

4. اطلاع رسانی به مسوولان: وظيفه اطلاع رسـاني در روابـط عمومي صـرفاً انـعكاس برنامه ها و عملكرد سازمان به مردم نيست. بلكه بايد در موارد ديگري هم پرداخت به عنوان مثال بريده جرايد، كه درتهيه بريده جرايد اخبار و مطالب مربوط به سازمان رُقبا و مهمترين اخبـار روز كشور از نشريات بريده شده و بعد از صفحه بندي و تنظيم به مسوولان ارسال مي شود.

5. اطلاع رسانی به كاركنان: كه به دو شيوه انجام مي شود

     الف: استفاده از قفـسه هاي اطـلاعات: منـظور از قفسه هاي اطلاعات؛ ايجاد قفسه هايي در محوطه باز سازمان است كه در آن اطلاعات مربوط به ابعاد مختلـف سازمـاني قرار داده می شود و كـاركنان مي توانند به ميل خود و به طور رايگان هر كدام را كه مايل باشند، بردارند.

  ب : برنامه هاي بازديد كاركنان از پروژه ها .

مهمترين رسالت روابط عمومی در درون سازمان به اين شرح است:

1ـ هدايت و توسعه بهداشت رواني در محيط كار

2ـ ایجاد احساس مسووليت در ميان كاركنان

3ـ برقراري ارتباط ميان مديريت (مديران) و كاركنان و بالعكس

4ـ آگاه نمودن رده‌هاي پايين‌تر مديريت از برنامه ريزي‌ها, خط مشي‌ها, طرح ها ، امور سازمان و ...

5ـ جلوگيري از ايجاد زيرگروه هاي انساني در ميان كاركنان سازمان

6ـ رسيدگي به شكايات, نيازها, درخواست‌ها, درددل‌ها, انتقادات و پيشنهادهاي كاركنان

7ـ چاپ و نشر بروشور, نشريه داخلي و ارائه گزارش عملكرد سازمان, خبرنامه و موارد مشابه به كاركنان

8ـ برگزاري مراسم براي ارتباط بيشتر ميان كاركنان و مديريت, مانند جلسات سخنراني, توديع, معارفه, جشن و ...

وظایف برون سازمانی روابط عمومی

  به مصداق ضرب المثل «احسان از خانه شروع مي‌شود» وقتي كه روابط عمومي مهمترين فعاليت سازماني خود ( وظايف درون سازماني ) را به مرحله عمل درآورد، آنگاه نوبت به وظايف برون سازماني است که بايد به آن  بپردازد.

مهمترين وظايف برون سازماني روابط عمومي بدين قرار است:

1ـ سنجش افكار عمومي جامعه نسبت به سازمان مربوطه

2ـ آشنا نمودن مردم جامعه (مخاطبان) به سازمان و فعاليت ها (عملكردها و اهداف آن)

3ـ ارشاد،  هدايت  و راهنماي عمومي با توجه به ارزش هاي حاكم بر جامعه نسبت به امور و مسائل سازمان

4ـ  تشكيل سمينارها،  همايش ها،  جلسات،  برگزاري نمايشگاه‌هاي مختلف و برنامه هاي مؤسسه

منابع

- راهبردهای عملی روابط عمومی، تالیف هوشمند سفیدی

- تئوری و عمل در روابط عمومی و ارتباطات، تالیف علی میرسعید قاضی

- روابط عمومی و ارتباط با رسانه، تالیف هوشمند سفیدی

- درسنامه روابط عمومی، تالیف پائولا ماتنز کوهن، ترجمه سیدمحمود هاشمی

- کارکردهای روابط عمومی، تالیف کاظم متولی

- روابط عمومی و تبلیغات، تالیف کاظم متولی

- روابط عمومی ستون خیمه سازان، تالیف مجید محمدپور

- فنون روابط عمومی، تالیف هوشمند سفیدی