ضوابط مورد عمل در تنظیم نامه‌ها

معمولاً مقامات بالاتر برای واحدهای تحت سرپرستی خود، نامه مستقل نمی‌دهند بلکه در حاشیه نامه دستورات لازم را صادر می‎کنند. در صورت عمومیت داشتن، اقدام به صدور بخشنامه می‌نمایند.

در نامه‎ها برای مقام بالاتر، در مقابل کلمه "به" ابتداء نام و نام خانوادگی مقام بالاتر و با یک خط فاصله عنوان سازمانی آن مقام نوشته می‌شود. اما در مقابل کلمه "از" فقط عنوان واحد سازمانی فرستنده و یا نام و نام خانوادگی و عنوان سازمانی وی ذکر می‌گردد.

مطالب نوشته شده برای موضوع نامه، کوتاه و گویای هدف یا اهداف اصلی نامه و از طرف دیگر در ثبت، صدور و سهولت دسترسی به متصدیان دفتری و مخاطب کمک می‌کند.

(ادامه دارد...)