تعریف نامه‌های اداری: کلیه مکاتباتی که در داخل و خارج از اداره یا سازمانی به سازمان دیگر در باره انجام گرفتن کارها مبادله می‌گردد، نامه اداری گویند.

ویژگی نامه‌های اداری برای متمایز شدن از سایر نامه‌ها: (شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضاء‌کننده نامه و امضاء نامه توسط فرد صلاحیت‌دار) ، فقدان هریک از این موارد، نامه را از جنبه اداری خارج می‌کند.

اجزاء و ارکان نامه‎های اداری: (الف: سرلوحه، معمولاً در بالای کاغذ چاپ می‌شود. در نهادهای دولتی شامل آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام سازمان، نام اداره مورد نظر که در سمت راست نامه و شماره و تاریخ در سمت چپ نامه قرار می‎گیرند. ب: عنوان گیرنده نامه، با کلمه "به" در نامه‎ها مشخص می‌شود و منظور شخص یا سازمانی است که نامه به او خطاب می‌شود. ج: عنوان فرستنده نامه، با کلمه "از" در نامه‌ها مشخص می‌شود و منظور شخص یا سازمانی است که نامه از طرف آن نوشته می‎شود. د: موضوع نامه، عبارت کوتاه که مبیَن محتوای نامه هست و با کلمه"موضوع" مشخص می‌شود. ه: متن نامه، مطالب و شرح در خصوص موضوع نامه است. و: امضاء نامه، رکن اساسی هر نامه که بدون آن نامه سندیت ندارد و امضاء کننده، مسئولیت نامه را بر عهده دارد. ز: گیرنده رونوشت، منظور واحدها یا افراد هستند که برای انجام امور یا اطلاع از امور عبارت "رونوشت به" برای آن ها زده می‌شود.

(ادامه دارد...)